Änderungen am Buchungssystem
Nach einigem Feedback haben wir uns entschlossen einige Änderungen an unserem Buchungssystem vorzunehmen. Die Änderungen sollen den gesamten Prozess, sowohl für die Teilnehmer*innen, als auch für dich als Retreat-Leiter*innen vereinfachen. Sowohl beim Anlegen und Verwalten der Termine als auch in deiner Buchhaltung beim Abrechnen der Provision.
Änderungen auf einen Blick
Hier findest du die Änderungen kurz zusammengefasst. Weiter unten auf dieser Seite wird alles, was du wissen musst, nochmal im Detail erklärt:
Flexiblere Preisstruktur
Es ist jetzt möglich, für jeden Termin eines Retreats verschiedene Preise (wie z.B. Einzelzimmer, Doppelzimmer, Solipreis etc..) anzulegen. Auch Rabatte sind hier möglich.
Eigene Zahlungs- und Stornierungsbedinungen
Neben unseren vorgegebenen Zahlungs- und Stornierungsbedinungen, welche einfach ausgewählt und genutzt werden können, können auch eigene, komplett flexible Bedingungen angelegt werden.
Einfachere Abrechnung der Provision
Der Zahlungsfluss erfolgt nach dem neuen System direkt zwischen dir und den Teilnehmer*innen, zu deinen Bedingungen. Die anfallende Provision bei erfolgreich vermittelter Buchung wird nach Ende des Retreats in Rechnung gestellt und kann direkt und einfach über unseren Zahlungsdienstleister bezahlt werden. Du erhältst also den vollen Betrag (gemäß der von dir festgelegten Zahlungsbedingungen) von der Teilnehmer*in und zahlst am Ende die Provision. Wir stellen dir natürlich eine ordnungsgemäße Rechnung inkl. Mwst. für deine Buchhaltung aus.
Rechnungsdaten hinterlegen
Wichtig für eine ordentliche Rechnungsstellung über die Provision, ist die richtige Angabe deiner Rechnungsadresse. Ohne diese kannst du leider keine Buchungen mehr über RetreatPartner.de bekommen. Fülle daher die Rechnungsadresse mit der Adresse aus, auf die dein Unternehmen angemeldet ist. Falls sich die Adresse ändert, musst du sie auch auf RetreatPartner anpassen. Diese Adresse ist nicht öffentlich auf RetreatPartner sichtbar und dient lediglich der Rechnungsstellung.
Du findest die Rechnungsdaten in deinem Account unter Einstellungen → Rechnungsdaten.
Zahlungsinformationen hinterlegen
Um den Teilnehmer*innen korrekt anzeigen zu können, wohin sie (bei Zahlung per Überweisung) den Retreatpreis zahlen müssen, musst du unter Einstellungen → Zahlungs-/Stornierungsbedingungen
Die Bankverbindung ist nicht öffentlich sichtbar und wird erst bei einer erfolgreichen Buchung der Teilnehmer*in zur Verfügung gestellt.
Eigene Zahlungsbedingungen anlegen
Unter Einstellungen → Zahlungs-/Stornierungsbedingungen kannst du auch eigene Zahlungsbedingungen anlegen. Mit Klick auf "Zahlungsplan hinzufügen" kannst du beliebig viele verschiedene Zahlungsbedingungen anlegen, die du dann an deinen Retreat-Terminen auswählen kannst. Das macht z.B. Sinn, wenn du sowohl längere Reisen als auch kurze Tages-Retreats bei dir vor Ort anbietest. Bei Reisen ist es üblich, dass man etwa schon bei Buchung einen größeren Anteil zahlt, da vorher schon z.B. Unterkünfte gebucht werden. Bei einem Retreat bei dir zuhause reicht es eventuell auch, dass die Teilnehmer*innen den gesamten Betrag direkt vor Ort Bar zahlen.
Name: Hier kannst du einen Namen für den Zahlungsplan eingeben, dieser ist nur für dich sichtbar und hilft dir beim auswählen am Retreat
Betrag: Hier wählst du den Betrag aus. In den meisten Fällen macht es Sinn einen prozentualen Betrag auszuwählen. So bleibst du flexibel und kannst die Zahlungsbedingung an mehreren Retreats auswählen. Stelle sicher, dass die Summe aller Zahlungsschritte am Ende 100% ergeben
Wann ist die Zahlung fällig?
Sofort: der Betrag soll direkt nach Buchung bezahlt werden
X Tage vor Beginn: z.B. "14 Tage vor Beginn", bedeutet, spätestens 14 Tage vor Beginn des Retreats soll der Betrag auf deinem Konto eingegangen sein
Bei Retreatbeginn: bis spätestens bei Beginn des Retreats oder auch direkt Bar vor Ort
Zahlungsmethoden: Hier kannst du für jeden Zahlungsschritt die Zahlungsmethoden auswählen.
Zur Auswahl stehen Banküberweisung (deine Bankdaten werden dann automatisch bei Buchung weiter gegeben), Bar oder Andere. Wenn du Andere auswählst, dann kannst du in das Textfeld noch weitere Informationen rein schreiben.
Zahlungsbedingung löschen: Wenn du bereits an einem Retreat eine angelegte Zahlungsbedingung ausgewählt hast, kannst du sie nicht mehr löschen. Dafür musst du die gewählte erst am Retreat wieder abwählen, anschließend kannst du sie dann löschen.
Eigene Stornierungsbedingungen anlegen
Unter Einstellungen → Zahlungs-/Stornierungsbedingungen kannst du auch eigene Stornierungsbedinungen anlegen. Mit Klick auf "Stornierungsbedingung hinzufügen" kannst du beliebig viele verschiedene Stornierungsbedingungen anlegen, die du dann an deinen Retreat-Terminen auswählen kannst. Das macht z.B. Sinn, wenn du sowohl längere Reisen als auch kurze Tages-Retreats bei dir vor Ort anbietest. Bei längeren Reisen macht es Sinn, härtere Stornierungsbedinungen auszuwählen, bei kleinen Workshops vor Ort z.B. kann man oft kulanter sein, da das eigene Risiko geringer ist.
Name: Hier kannst du einen Namen für die Stornierungsbedingung eingeben, dieser ist nur für dich sichtbar und hilft dir beim auswählen am Retreat.
Betrag: Hier wählst du den prozentualen Betrag des Retreatpreises aus, welcher im Falle einer Stornierung zum gegebenen Zeitpunkt als Stornierungsgebühr an dich fällig wird. Wir zeigen die Stornierungsbedinungen für die Teilnehmer*innen sichtbar an. Im Falle einer Stornierung musst du die Stornierungsgebühr der Teilnehmer*in selbst in Rechnung stellen.
Ab wann behältst du den Anteil ein?
Ab 48 Stunden nach Buchung: auf Retreatpartner haben alle Teilnehmer*innen direkt nach Buchung noch 48 Stunden Zeit um die Buchung kostenlos zu stornieren. Dies dient dem Schutz der Teilnehmer*innen bei z.B. versehentlich falscher Buchung.
Ab X Tage vor Beginn: z.B. "ab 60 Tage vor Beginn" bedeutet: wer 60 Tage vor Beginn oder später storniert, bezahlt diesen Anteil. Falls es noch einen weiteren Stornierungszeitpunkt, welcher näher am Retreatbeginn liegt gibt, gilt ggf. dieser.
Beispiel: Es gibt zwei Stornierungszeitpunkte:
A: 50% bei Stornierung ab 60 Tage vor Beginn
B: 80% bei Stornierung ab 14 Tage vor Beginn
Fall 1: Teilnehmer*in storniert 55 Tage vor Beginn: → Sie zahlt 50% des Retreatpreises
Fall 2: Teilnehmer*in storniert 10 Tage vor Beginn: → Sie zahlt 80%, obwohl theoretisch beide Bedingungen erfüllt wären, aber Zeitpunkt B liegt näher und ist ein höherer Betrag und steht damit über Bedingung A
Stornierungsbedingung löschen: Wenn du bereits an einem Retreat eine angelegte Stornierungsbedingung ausgewählt hast, kannst du sie nicht mehr löschen. Dafür musst du die gewählte erst am Retreat wieder abwählen, anschließend kannst du sie dann löschen.
Retreat-Termin anlegen
Lege in deinem Retreat einen neuen Termin an, oder bearbeite einen existierende Termin um die neuen Einstellungen vornehmen zu können. Klicke dabei bei deinem Retreat auf die 3 Punkte und dann auf "Retreat bearbeiten". Im Tab "Daten" kannst du dann die Termine bearbeiten oder neue anlegen.
Die Gesamtzahl der Plätze gibt an, wieviele Teilnehmer*innen dein Retreat insgesamt haben wird. Dies hat nichts mit den buchbaren Plätzen über RetreatPartner zu tun. Diese ergeben sich weiter unten über die Preise. Es dient lediglich der Anzeige und der Filterfunktion in der Suche. Manche Teilnehmer*innen suchen z.B. ein kleines Retreat mit maximal 8 Teilnehmer*innen, manch andere suchen vielleicht eher ein großes Retreat.
Zahlungsbedingungen auswählen
Hier kannst du aus den globalen Zahlungeinstellungen (von uns bereits vorangelegte) oder deinen eigenen, wie oben beschrieben angelegten, auswählen. Klicke dafür einfach auf die voreingestelle Einstellung und es öffnet sich das Dropdown, welches du hier siehst.
Stornierungsbedingungen auswählen
Hier kannst du aus den globalen Stornierungsbedingungen (von uns bereits vorangelegte) oder deinen eigenen, wie oben beschrieben angelegten, auswählen. Klicke dafür einfach auf die voreingestelle Bedingung und es öffnet sich das Dropdown, welches du hier siehst.
Preise anlegen
Beim Preise anlegen hast du jetzt die Möglichkeit beliebig viele verschiedene Preise anzulegen, z.B. für verschiedene Zimmerkategorien. Für jeden Preis legst du auch fest, wieviele verfügbare Plätze es gibt. Wenn du eine Buchung außerhalb von RetreatPartner bekommst, solltest du die verfügbaren Plätze hier auch reduzieren um zu vermeiden, dass du zu viele Buchungen für eine Kategorie bekommst. Wenn du über RetreatPartner eine Buchung bekommst, musst du hier nichts ändern. Reduziere die Plätze aber nur um die Plätze, die extern gebucht wurden.
Beispiel:
Du hast 5 verfügbare Plätze für das Einzelzimmer angelegt. Dann bekommst du eine Einzelzimmer-Buchung über Retreatpartner und eine Einzelzimmer-Buchung direkt bei dir. Du reduzierst die verfügbaren Plätze auf 4 (obwohl du jetzt nur noch 3 Plätze übrig hast). Die Verfügbaren Plätze bedeuten immer "die gesamten auf RetreatPartner zur Buchung verfügbaren Plätze" und da du schon eine Buchung auf RetreatPartner erhalten hast ergibt sich: 4 verfügbare - 1 Buchung = 3 verbleibende.
Desweiteren kannst du angeben ob der Preis inklusive oder exklusive Unterkunft ist. Oft wird ja das Zimmer im Seminarhaus selbst von den Teilnehmer*innen gebucht. In diesem Fall wählst du dann natürlich "Unterkunft inklusive" ab. Am besten schreibst du in deiner Retreatbeschreibung genau wie deine Teilnehmer*innen ihre Unterkunft selbst buchen können.
Für jeden Preis kannst du auch einen Frühbucher und einen Last-Minute Preis angeben. Sollten Teilnehmer*innen in diesem Datumsbereich buchen, wird der Rabatt automatisch angerechnet. Achte darauf, dass sich die Zeiträume der beiden Rabatte nicht überschneiden.
Buchung bestätigen / ablehnen
Wenn du über RetreatPartner eine Buchung bekommst hast du bis zu 72 Stunden Zeit, die Buchung anzunehmen oder kostenlos abzulehnen. Das dient zu deinem Schutz, wenn du etwa z.B. vergessen hast die verfügbaren Plätze zu aktualisieren o.Ä. Allerdings musst du, im Falle einer Ablehnung, eine Begründung abgeben. Damit wollen wir Frust bei den Teilnehmer*innen verhindern. Wenn du die Buchung bestätigt hast, bekommt die Teilnehmer*in eine weitere Bestätigungsmail mit den Zahlungsdaten. Daher solltest du, wenn du die Buchung bestätigen kannst dies möglichst schnell tun. Wenn du nach 72 Stunden die Buchung weder abgelehnt oder bestätigt hast, wird diese automatisch bestätigt.
Stornierung
Teilnehmer*in storniert
Teilnehmer*innen haben immer 48 Stunden Zeit ihre Buchung kostenlos zu stornieren. Danach gelten die von dir ausgewählten Stornierungsbedingungen. Wenn eine Teilnehmer*in storniert bekommst du eine Benachrichtigung per Mail. Anschließend kannst du ihr die ggf. anfallende Stornierungsgebühr in Rechnung stellen.
Du als Retreatleitung musst stornieren
Du hast 72 Stunden Zeit eine Buchung kostenlos abzulehnen. Wenn du nach den 72 Stunden eine Buchung oder den Termin stornieren musst, zahlst du die Provision von 15% als Stornierungsgebühr. Alternativ kannst du auch einen Termin verschieben. Akzeptieren alle Teilnehmer*innen den neuen Termin, fallen keine Stornierungsgebühren an. Wenn du wegen Krankheit oder ähnlichen Härtefällen einen Termin stornieren musst, kontaktiere uns gerne. Wir finden dann sicher für alle Seiten eine faire Lösung!
Abrechnung
Die anfallende Provision bei erfolgreich vermittelter Buchung wird nach Ende des Retreats in Rechnung gestellt und kann direkt und einfach über unseren Zahlungsdienstleister bezahlt werden. Du erhältst also den vollen Betrag (gemäß der von dir festgelegten Zahlungsbedingungen) von der Teilnehmer*in und zahlst am Ende die Provision. Wir stellen dir natürlich eine ordnungsgemäße Rechnung inkl. Mwst. für deine Buchhaltung aus.
Du findest deine Abrechnungen unter "Meine Retreats" → "Abrechnung"